neacontrol

Nooit meer stress voor een audit! Altijd alle processen op orde, geactualiseerd en procedures gelogd. Met dit unieke product kan iedereen met een rol in HR, QESH, kwaliteitsmanagement, ISO, juridische zaken, contractmanagement, productie en maintenance in control zijn. Beleid wordt vastgelegd in versiebeheer, procedures worden gekoppeld en terugkerende taken zorgen voor de logging. Altijd volledige controle!   Hieronder volgt een opsomming van de belangrijkste functies met uitleg over die functies:

Dashboard

Homepage met inzicht in laatste wijzigingen, openstaande tickets, openstaande taken, risk incidents, laatste toevoegingen aan de kennisbank en wijzigingen die nog goedgekeurd moeten worden.

Beleid

Het doel van neacontrol is om beleid vast te leggen en opvolging te monitoren. Vanzelfsprekend heeft neacontrol dus een menu-item voor het beleid (dat kan beleid zijn omtrent ISO/Arbo/HRM/Safety/Environment/Quality/Operations etc.). Het beleid krijgt versiebeheer mee, zodat de wijzigingen in de tijd gevolgd kunnen worden. Aan het beleid kunnen procedures, tickets en documenten toegevoegd worden. Uitgevoerde procedures worden gelogd en die logging is ook zichtbaar bij het betreffende beleidshoofdstuk.

Procedures

Procedures kunnen zelf opgebouwd worden als stroomschema. In het stroomschema kunnen beslissingen, opdrachten en formulieren gezet worden. De uitvoering van de procedures wordt gelogd, zodat het archief van uitgevoerde procedures altijd actueel en op een locatie aanwezig is. Ook aan procedures kunnen tickets en taken gekoppeld worden. Is een procedure niet meer actueel, dan kan een ticket toegewezen worden naar een bevoegd persoon met het verzoek om de procedure aan te passen, zoals gebruikelijk is bij lerende organisaties.

Risico’s

ISO is risicogedreven. In neacontrol is dan ook de mogelijkheid verwerkt om risico’s te formuleren en aan te geven wat impact, waarschijnlijkheid en mogelijke schade is als het risico zich voordoet. Controlmaatregelen kunnen tevens ingevoerd worden en er kunnen procedures aan gekoppeld worden. Vanuit de risico’s kunnen incidenten gemeld worden, zodat ook dat archief altijd actueel en op een locatie opvraagbaar is.

Audits

Neacontrol heeft een menu-item betreffende audits, waar alle audit-procedures en informatie van de interne en externe audits opgeslagen kan worden.

Knowledge base

De kennisbank fungeert als een document management system met relevante informatie.

Tickets

Verzoeken tot wijzigingen kunnen als ticket aan een persoon of een groep personen toegekend worden. Het aanmaken, bewerken en afsluiten van tickets wordt gelogd en die logging blijft zichtbaar in neacontrol.

Taken

Om het beleid en de procedures echt goed te verankeren, kunnen (terugkerende) taken aangemaakt worden. Zo kunnen taken aangemaakt en toegekend worden die dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks en alle varianten ertussen uitgevoerd moeten worden. De uitvoering komt als taak naar voren bij de persoon die de taak toegewezen heeft gekregen of de eerste persoon in een groep die de taak toegewezen heeft gekregen. Management kan op de hoogte worden gesteld als een taak niet tijdig is uitgevoerd. De logging van de taak wordt ook bijgehouden in neacontrol.

Approval requests

Teamleden kunnen zelf wijzigingen doorvoeren in beleid en procedures, maar de wijzigingen worden pas doorgevoerd als een bevoegd persoon ze heeft gecontroleerd en goedgekeurd. Wijzigingen kunnen door dezelfde bevoegde persoon ook worden afgekeurd. Ook die logging blijft bewaard in neacontrol.

Gebruikersinstellingen

Op gebruikersniveau zijn diverse functies toegevoegd, zoals uitgebreide rechtenstructuren, actieve of inactieve gebruiker en aanwezigheid of afwezigheid (bij afwezigheid worden toegewezen taken naar de volgende persoon in de groep verwezen). Wilt u snel aan de slag om uw beleid en processen te borgen? Of eerst meer informatie ontvangen in de vorm van uitgebreide infobladen? Neem dan contact met ons op!